Kentika pour la gestion des archives

Extrait de la norme ISAD (G) :

L'objet de la description archivistique est d’identifier et d’expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives, en vue de faciliter leur accès. Cet objectif est réalisé par la création de représentations précises et pertinentes, organisées en conformité avec des modèles pré-établis. Les procédures liées à la description peuvent commencer lors de la création des archives - ou même avant - et se poursuivre durant la vie de celles-ci. Ces procédures permettent de mettre en place les contrôles intellectuels nécessaires pour assurer la pérennité d'une description fidèle, intelligible et exploitable.

Des éléments d'information spécifiques sont enregistrés à chaque étape de l'existence des documents d'archives (c'est-à-dire leur création, leur évaluation, leur collecte, leur conservation, leur classement) lorsque le document doit être, d'une part, conservé et contrôlé de manière sûre, d’autre part, communiqué au bon moment à tous ceux qui ont le droit de le consulter. La description archivistique, au sens large, recouvre chaque élément d’information quelle que soit l'étape au cours de laquelle cet élément est identifié ou établi. A chaque étape, l'information sur les documents reste dynamique et peut être sujette à modification à la lumière d'une connaissance plus précise de son contenu ou du contexte de sa création. L’informatique, en particulier, peut permettre d’intégrer ou de sélectionner des éléments d’information au fur et à mesure des besoins, et de les mettre à jour ou de les modifier. Même si les règles qui constituent la présente norme sont d’abord conçues pour la description d’archives destinées à la conservation définitive, elles peuvent être appliquées à des étapes antérieures.

La norme comprend des règles générales pour la description archivistique qui peuvent être appliquées indépendamment de la forme ou du support matériel des documents. Les règles données dans cette norme ne fournissent pas d'instruction sur la description des documents particuliers tels que les sceaux, les enregistrements sonores, ou les plans. Des manuels précisant les règles de description pour ces documents existent déjà. La présente norme peut être utilisée en lien avec ces manuels, afin de permettre une description appropriée de ces documents particuliers.   Les présentes règles générales pour la description archivistique font partie d'un processus qui a pour objectif :   a. d'assurer la rédaction de descriptions compatibles, pertinentes et explicites ; b. de faciliter la recherche et l'échange d'informations sur les archives ; c. de permettre l'utilisation de données d'autorités communes ; d. de rendre possible l'intégration de descriptions provenant de différents lieux de conservation dans un système d'information unifié.

Les fonctions de Kentika lui permettent naturellement de répondre à ces objectifs. Point fort du logiciel : son dictionnaire de données lui permettant d'intégrer tout type de structure et de description d'information (et donc celle recommandée par la norme ISAD (G)).

Description de l'espace de classement : salle, travée, étagères... chaque espace physique peut être décrit (attributs, nombre de mètres linéaires disponibles et occupés).

Versement de pièces : après indication du contenu des pièces à verser aux archives, Kentika propose les espaces compatibles avec le contenu. Un numéro de bordereau de versement est proposé. Le nombre de mètres linéaires disponibles est recalculé en temps réel lors de la validation.

Règles de conservation : une archive peut se voir affecter une règle de conservation. Ainsi, Kentika peut proposer à la destruction les archives dont le délai de conservation est dépassé.